Dua Rumus Pecahkan Masalah Administrasi Kampus

JAKARTA, KOMPAS.com - Indonesia memiliki 4.500 kampus negeri dan swasta dengan sistem pengelolaan yang berbeda-beda. Namun, di antara ribuan kampus tersebut, masih banyak yang pengelolaan administrasinya tidak sesuai standar alias berbasis kertas.

Kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah I Sumatera Utara (LLDIKTI Sumut) Prof. Saiful Anwar Matondang mengungkapkan hal ini dalam Seminar dan Konferensi Pers Digitalisasi Kampus dengan SEVIMA Platform, Senin (17/4/2023).

Ia mencontohkan kasus yang pernah terjadi di Sumatera Utara, yaitu ada kampus yang akreditasinya bermasalah karena berkasnya belum digital.

Menurut Saiful, dalam proses akreditasi dan penjaminan mutu, ada asesmen lapangan melalui pendodokan data dengan aturan Pemerintah.

Baca juga: Dukung Pendidikan Berkualitas, HK Sumbang Rp 10 Juta buat Mahasiswa IPB

"Sayangnya masih banyak dokumen yang diprint saat penilaian, masih kertas, bertumpuk-tumpuk, tidak ada format baku, dan asesor menolak dokumen tersebut dengan alasan tidak terdata di sistem. Itu menyebabkan sulit sekali kampus menjadi unggul!," tutur Saiful.

Untuk mengatasi tantangan penjaminan mutu tersebut, LLDIKTI Sumut sebagai satuan kerja di Kementerian Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi, bersama SEVIMA, perusahaan education technology, menandatangani perjanjian kerjasama untuk digitalisasi kampus.

Perjanjian ini ditandatangani langsung oleh Kepala LLDIKTI Sumut bersama Direktur Pemasaran SEVIMA Andry Huzain.

LLDIKTI Sumut beserta SEVIMA juga menyepakati dua poin kerjasama yang menjadi tips sekaligus strategi dalam memecahkan masalah administrasi kampus.

1. Berkolaborasi menyediakan sistem ademik berbasis digital dan terintegrasi

Dalam pengalamannya membina 204 kampus dan 13.000 dosen di Sumatera Utara, Saiful beberapa kali menemukan kesalahan data yang dicatat maupun dilaporkan perguruan tinggi. Misalnya data pribadi, nilai mahasiswa, hingga terkait penomoran ijazah.

Kesalahan data ini seharusnya tidak terjadi jika kampus telah menjalankan administrasinya secara digital sekaligus terintegrasi.

Dua poin ini berjalan beriringan, karena tak jarang ada sistem digital yang sudah berjalan namun ternyata tidak terintegrasi. Idealnya, mulai dari mahasiswa mendaftar di kampus sampai proses perkuliahan dan mendapat penerbitan ijazah, harus dilakukan secara terintegrasi.

"Ini sangat penting karena sekarang eranya digitalisasi, dan ini harapan saya yang nantinya akan di-follow up oleh kampus dengan SEVIMA Platform," ungkap Saiful.

Andry Huzain menambahkan, otomatisasi administrasi, digitalisasi kampus, dan kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai data serta kebutuhan pendidikan tinggi, telah menjadi spesialisasi SEVIMA selama 20 tahun.

Sebelumnya, akreditasi sering menjadi keluhan. Namun kini persiapan akreditasi perguruan tinggi dan prodi hanya tinggal tarik data saja, tanpa harus lembur berhari-hari.

"Mei nanti juga akan dirintis modul Beban Kerja Dosen (BKD) di SEVIMA Platform yang akan memulai integrasi pelaporan data dosen ke sistem pemerintah, merespon aturan baru terkait administrasi dosen," ujarnya.

2. Kembangkan kampus dengan kehadiran pakar dan publikasi

Proses digitalisasi dan pengembangan kampus tentunya tidak bisa dikerjakan sendiri. Kolaborasi dengan para pakar termasuk dari dunia usaha dan dunia industri yang dapat memberi masukan kepada kampus sangat diperlukan. Sehingga kurikulum dan lulusan kampus sesuai dengan kebutuhan industri.

Oleh karenanya, pengembangan kampus dengan kehadiran pakar dan publikasi dari luar kampus sangatlah dibutuhkan.

"Terlebih sekarang kita berharap kurikulumnya sudah outcome based education (kurikulum berbasis hasil). Artinya butuh dunia usaha dan dunia industri seperti SEVIMA," ungkap Saiful.

Kerjasama ini menyepakati kehadiran para doktor lulusan luar negeri yang tergabung dalam Tenaga Ahli SEVIMA, untuk dapat hadir secara gratis dalam Seminar dan Webinar yang diadakan LLDIKTI Sumut maupun 204 kampus di wilayah Sumatera Utara.